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Revista


30

Julho/Setembro de 2005

No passado, a principal razão para uma entidade implementar um sistema de controlo interno eficaz era a de prevenir a ocorrência de fraude. Apesar da redução do risco de fraude continuar a ser uma preocupação válida, os controlos internos, hoje em dia, são utilizados não só para combater a fraude mas também para monitorizar a consistência e a velocidade e eficácia das transacções. O debate sobre esta matéria pode ir desde a responsabilidade na criação e manutenção de tais sistemas à determinação de quais os controlos a implementar e quais a eliminar.

A ISA 610 “Considerar o Trabalho de Auditoria Interna” da IFAC refere que “O auditor externo deve tomar em consideração as actividades de auditoria interna e o seu efeito, se houver, nos procedimentos de auditoria externa.”. Este artigo vai debruçar-se sobre a importância do trabalho efectuado pelo auditor interno e nas vantagens que esse trabalho tem para o Revisor Oficial de Contas no seu exame às demonstrações financeiras.

Uma das muitas definições existentes de sistema de controlo interno é a de ser um sistema contendo um conjunto de procedimentos implementados pela gestão com vista a reforçar a possibilidade de atingir os objectivos definidos no âmbito de uma intervenção operacional, garantindo a eficácia e eficiência na utilização dos recursos, a fiabilidade da informação financeira e o cumprimento das leis e normas contabilísticas.

As responsabilidades específicas de um auditor interno numa entidade incluem, entre outras, a prevenção e detecção de fraudes, irregularidades e erros, a correcta aplicação de leis e regulamentos bem como assegurar o desenvolvimento das actividades de forma ordenada e eficiente e estabelecer a exactidão e integridade dos registos contabilísticos.

Apesar do objectivo de uma Auditoria Interna ser diferente do da revisão legal das contas, existem áreas de actuação similares. Nestas condições, o ROC pode beneficiar muito do trabalho do auditor interno nas seguintes áreas:

a) Sistema implementado
O Auditor Interno tem uma visão mais abrangente do sistema de controlo interno implementado dentro da empresa. É este sistema que elabora as demonstrações financeiras que o ROC vai examinar e sobre as quais vai emitir opinião. Cada organização, devido ao seu enquadramento social e económico e ao ambiente que a rodeia tem várias particularidades. Trabalhando dentro da organização o Auditor Interno elabora um relatório anual para apreciação do órgão de gestão, elabora memorandos ao órgão de gestão e além de ter o sistema de controlo interno totalmente documentado. Tem de ter as actas das reuniões do departamento de auditoria interna que podem auxiliar o ROC a compreender de forma mais eficaz o sistema implementado;

b) Cultura da organização
A cultura envolve os pressupostos comuns de como o trabalho deve ser executado e sobre quais os objectivos apropriados para a organização. Consiste na maneira habitual de funcionar dentro da organização e na percepção que os funcionários têm sobre o que vai bem e mal na organização. A função do Auditor Interno é a de não deixar que a cultura da organização prejudique a eficiência do sistema de controlo interno implementado.

c) Auditoria Interna na função de gestão
O departamento de auditoria interna monitoriza constantemente a validade dos sistemas de controlo implementados pela gestão e o seu efectivo cumprimento. No cumprimento deste papel, o Auditor Interno tem uma visão excelente para reconhecer oportunidades, reforçar os sistemas e procedimentos, melhorar os métodos utilizados e atingir maior eficiência, tudo com o objectivo de acrescentar contributos aos outros departamentos que integram a empresa.

As implicações para os ROC

O desempenho do compromisso de auditoria é executado num ambiente que sofre alterações quase todos os dias. É muitas vezes afirmado que os melhores auditores são aqueles que desenvolveram as suas aptidões inatas ao ponto de poderem ser consultados sobre quase qualquer situação; são aqueles que desenvolveram um faro para a verdade. Embora os ROC estejam mais expostos aos olhos da sua clientela, eles têm alguns constrangimentos quando executam a sua auditoria, nomeadamente o volume das transacções (em algumas entidades estas podem ultrapassar um milhão), a abordagem estatística (o desempenho do trabalho é efectuado com base em testes sobre amostras de itens o que envolve sempre algum risco quando a amostra não seja representativa da população) e as demonstrações financeiras (se o controlo interno não for eficiente, as demonstrações financeiras podem estar desvirtuadas ou a gestão pode apresentar uma versão “cor de rosa” das mesmas).

Cooperação entre o Auditor Interno e o ROC

Em matérias contabilísticas, os Auditores Internos e os ROC operam sobre as mesmas áreas, utilizam a mesma informação financeira e trabalham dentro da mesma estrutura conceptual de relato financeiro. Aplicam ainda técnicas de auditoria similares. Com vista a dispor da melhor utilização possível dos recursos de auditoria e tendo em conta os campos comuns das suas funções, o ROC deve procurar estabelecer pontes de cooperação com os Auditores Internos da entidade a auditar. Contudo, antes de qualquer tomada de posição sobre a fiabilidade das informações dadas pelo departamento de auditoria interna é necessário considerar as diferenças no âmbito do trabalho e nas suas respectivas responsabilidades. Ou seja, neste domínio há que ter em conta que enquanto o auditor interno tem a responsabilidade de relato perante o órgão de gestão, ROC responde perante os accionistas e o público em geral; enquanto o Auditor Interno não é independente perante a entidade, o ROC tem de o ser obrigatoriamente. O objectivo de ambos também é diferente. O Auditor Interno procura a eficácia dos procedimentos implementados enquanto o ROC procura a imagem verdadeira e apropriada das demonstrações financeiras. Num aspecto têm ambos o mesmo âmbito, ou seja, a determinação da adequação dos controlos internos e a conformidade dos registos contabilísticos.


Para decidir até que ponto pode confiar no departamento de auditoria interna, o ROC deve avaliar a probabilidade de eficiência e a relevância das funções de Auditoria Interna bem como executar testes para averiguar dessa probabilidade.

Podemos identificar as seguintes áreas para avaliação do ROC:

a) O âmbito e objectivo da função de auditoria interna
O ROC deve examinar os termos de referência formais do Auditor Interno e deve avaliar o âmbito e os objectivos dos trabalhos efectuados pela auditoria interna. Na maior parte das vezes, o ROC irá considerar que o trabalho de Auditoria Interna é relevante quando este se debruça sobre as áreas do sistema contabilístico e controlos internos associados. Também irá estar interessado no papel da Auditoria Interna, na implementação de políticas e procedimentos, na revisão da economia, eficiência e eficácia das operações da organização, no funcionamento dos controlos não financeiros e nas investigações específicas levadas a cabo pela Auditoria Interna quando tenham um impacto na fiabilidade das demonstrações financeiras objecto de exame.

b) Relatórios de Auditoria Interna
O ROC deve avaliar a qualidade do relatório emitido pela Auditoria Interna e deve analisar se os considerandos incluídos em tal relatório foram tidos em conta pela gestão.

c) Competência técnica
O ROC deve avaliar se o trabalho de Auditoria Interna é executado por pessoas com a experiência necessária no campo da auditoria. Algumas indicações de competência técnica poderão ser a filiação em organismos profissionais reconhecidos ou o domínio da auditoria informática.

d) Grau de independência
O ROC deve avaliar o estatuto na organização e as responsabilidades de relato do Auditor Interno e deve considerar as restrições impostas sobre o mesmo. Embora o Auditor Interno seja um funcionário da organização e, por isso, não poderá ser independente da mesma, ele deve estar numa posição em que tenha a possibilidade de planear e executar o seu trabalho da forma que lhe convir e deve ter acesso à mais alta hierarquia da organização. Uma situação em que o Auditor Interno esteja subordinado a um responsável de hierarquia média na organização, que é responsável pela sua avaliação e remuneração irá certamente condicionar a opinião do auditor interno. Mais ainda, o Auditor Interno deve ter total liberdade para comunicar com o auditor externo, tanto para a troca de opiniões como para a troca de conclusões e relatórios emitidos.

e) Nível de recursos disponíveis
O ROC deve considerar se o departamento de auditoria interna tem recursos adequados em termos de pessoal e parque informático.

f) Zelo profissional adequado
O ROC deve considerar se, na sua generalidade, o trabalho de Auditoria Interna aparenta ser bem planeado, controlado, executado, registado e revisto. Exemplos de zelo profissional adequado pela auditoria interna são a existência de um manual de auditoria, de um plano geral de Auditoria Interna, de procedimentos de supervisão e de controlo de qualidade adequados à realidade da organização e oportunamente actualizados.


Sugestão de áreas para cooperação

Comunicação
Muito embora os Auditores Internos e os ROC persigam objectivos diferentes, existe por vezes um elemento comum em ambas as auditorias que é a prova e as técnicas utilizadas serem semelhantes. A principal diferença está no ponto de vista sobre o qual a prova é julgada.

O principal benefício do planeamento de uma auditoria é o alcançar de uma actuação eficaz e eficiente dentro de parâmetros apropriados. Para alcançar este objectivo, a informação relevante, oportuna e apropriada do Auditor Interno será da maior importância para o ROC. O Auditor Interno, como alguém dentro da organização e com um papel similar ao do ROC pode providenciar um elo de ligação para a comunicação entre a empresa e os Revisores.

Num compromisso de auditoria existente, o ROC pode organizar uma sessão de comunicação com os Auditores Internos dos seus clientes por forma a que o trabalho desenvolvido por eles seja melhorado em benefício da organização e dele próprio. O resultado da sessão pode ajudar os Auditores Internos a garantir que os documentos de auditoria estejam de acordo com as expectativas e os padrões aceitáveis, agregado a uma alta qualidade de desempenho noutras áreas funcionais.

Papéis de Trabalho

Os papéis de trabalho, de acordo com a IFAC, são “o material preparado por e para, ou obtido e retido pelo, o auditor em conexão com a execução da auditoria. Os papéis de trabalho podem ser na forma de dados armazenados em papel, filme, meios electrónicos ou outros meios”. O ROC deverá examinar os papéis de trabalho dos Auditores Internos para determinar até que extensão o trabalho desenvolvido por estes é de confiança. O ROC também poderá disponibilizar os seus papéis de trabalho, ainda que detenha o direito de reter informação considerada confidencial.

Procedimentos Conjuntos

Quando possível, os dois agentes da auditoria devem combinar e utilizar métodos comuns. Devido aos seus diferentes objectivos, será necessário conservar o direito de cada um deles desenvolver métodos separados em alguns aspectos.

Também será necessário a concordância total do órgão de gestão porque estes procedimentos envolvem a troca de informações recebidas em privado que irão originar benefícios em prol da organização.

Estes procedimentos conjuntos irão possibilitar que cada um dos agentes da auditoria tenha acesso ao planeamento de auditoria do outro, possibilitando planear o seu próprio trabalho de forma mais eficaz. Evitam também a duplicação desnecessária de trabalho na recolha de prova de auditoria e até na marcação de visitas ao cliente. Os programas detalhados de auditoria poderão ser modificados para irem ao encontro de ambos sem comprometer os objectivos inicialmente traçados.

Conclusão

A qualidade do trabalho do ROC tem vindo, face aos recentes escândalos ocorridos nos E.U.A e na Europa, a ser questionado por múltiplos utilizadores da informação financeira. O objectivo deste artigo é o demonstrar que existem áreas de intervenção do auditor que podem ser alvo de melhorias e de uma coordenação mais eficaz com vista a suportar os desafios que a profissão tem vindo a enfrentar. A ISA 610, nos seus parágrafos 9 e 11 refere que “O auditor externo deve obter um conhecimento suficiente das actividades de auditoria interna para auxiliar a planear a auditoria e a desenvolver uma abordagem de auditoria eficaz” e “No decurso do planeamento da auditoria o auditor externo deve levar a efeito uma avaliação preliminar da função de auditoria interna quando lhe parecer que a auditoria interna é relevante para a auditoria externa das demonstrações financeiras em áreas específicas de auditoria.” Neste sentido, será de todo o interesse que o ROC utilize o trabalho elaborado pelo auditor interno (e vice versa) o que, pelo atrás descrito, irá beneficiar tanto o trabalho da revisão legal das contas como o do departamento de auditoria interna e, consequentemente, o da própria organização..

Carlos Rodrigues


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